Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğü’ne bağlı olan Otomasyon Birimi; eğitim-öğretimin mevzuat hükümlerine ve akademik takvime uygun olarak yürütülmesini sağlamak, YÖK, ÖSYM, KYK, Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi yazılımcı firması ile koordinasyonu sağlamak, Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi Otomasyon Sistem Yöneticiliğini yapmak, Kontenjan ve kılavuz işlemlerinin takibi, yeni kayıt ve kayıt yenileme işlemlerinin koordinasyonu, duyurularının hazırlanması, Öğrenci bilgilerinin ve YÖKSİS bilgilerinin güncel tutulmasından sorumludur.

Otomasyon Birimi’nin başlıca görevleri;

·  Öğrenci İşleri Otomasyon Sisteminin yönetmek,

 

·  Öğrenci İşleri Bilgi Sisteminde karşılaşılan problemleri çözmek ve çözüm için Yazılımcı firma ile iletişim kurmak,

 

·  Eğitim-öğretimin mevzuat hükümlerine ve akademik takvime uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

 

·  Yönetmelik ve Yönerge hazırlanması çalışmalarında katkıda bulunmak,

 

·  Birimlere Mevzuat ve işleyiş yönünde Rehberlik ve Danışmanlık hizmeti vermek,

 

·  Akademik Takvimin hazırlanmasına katkıda bulunmak ve uygulanmasını otomasyon sisteminden takip etmek,

 

·  Eğitim Planlarında ve derslerde yapılan değişikliklerin otomasyon sistemine uyarlanmak,

 

·  Yeni açılan Birim, Bölüm ve Programların otomasyona tanımlanmak,

 

·  Otomasyona kullanıcı tanımlama ve şifre işlemleri yapmak,

 

·  ÖSYM Kılavuz ve Kontenjan işlemlerinin takibi,

 

·  Kayıt yerleri ve kayıt tarihlerinin ÖSYM’ye bildirilmesi,

 

·  Kayıt için gerekli planlamanın yapılması,

 

·  Yeni kayıt işlemlerinin koordinasyonu ve kayıtların yapılmasını sağlamak,

 

·   Kayıt yenileme işlemlerinin koordinasyonu ve ders kayıtlarının takibi,

 

·  Duyuruların hazırlanması ve web sayfasında yayınlanması,

 

·  Akademik dönem sonlarında ve gerektiğinde şartlı başarılı işlemlerini yapmak,

 

·  Öğrenci Disiplin İşlerinin otomasyonda takibini yapmak,

 

·   Öğrenci istatistiklerini hazırlamak ve saklamak; gerektiğinde iç ve dış paydaşlarla paylaşmak,

 

·   Daire Başkanlığımız web sayfasını güncellenmek,

 

·   YÖK, ÖSYM ve KYK gibi Kurumlarla koordinasyonu ve yazışmaların yapılmasını sağlamak,

 

·   Bologna ile ilgili sayfalar ile güncelleme ve düzenlemelerin takip etmek,

 

·  Öğrenciler ile ilgili yazışmaları takip etmek,

 

·   Yatay Geçiş Kontenjanları ile Başvuru ve Değerlendirme takvimini belirlemek ve YÖK’e bildirmek,

 

·  Yatay Geçiş işlemlerinin koordinasyonu,

 

·  Yabancı uyruklu öğrencilerin kabul ve eğitim durumlarının koordinasyonu,

 

·  YÖK ile microsoft teams üzerinden on-line olarak veya telefon ile irtibat sağlanmak, iş ve işlemleri takip

    etmek,

 

·  YÖKSİS veri girişlerinin yapılması ve YÖKSİS bilgilerinin güncel tutulmasından sorumludur.