Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğü’ne bağlı olan Otomasyon Birimi; eğitim-öğretimin mevzuat hükümlerine ve akademik takvime uygun olarak yürütülmesini sağlamak, YÖK, ÖSYM, KYK, Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi yazılımcı firması ile koordinasyonu sağlamak, Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi Otomasyon Sistem Yöneticiliğini yapmak, Kontenjan ve kılavuz işlemlerinin takibi, yeni kayıt ve kayıt yenileme işlemlerinin koordinasyonu, duyurularının hazırlanması, Öğrenci bilgilerinin ve YÖKSİS bilgilerinin güncel tutulmasından sorumludur.

Otomasyon Birimi’nin başlıca görevleri;

·         Öğrenci İşleri Otomasyon Sisteminin yönetmek,

·         Öğrenci İşleri Bilgi Sisteminde karşılaşılan problemleri çözmek ve çözüm için Yazılımcı firma ile iletişim kurmak,

·         Eğitim-öğretimin mevzuat hükümlerine ve akademik takvime uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

·         Yönetmelik ve Yönerge hazırlanması çalışmalarında katkıda bulunmak,

·         Birimlere Mevzuat ve işleyiş yönünde Rehberlik ve Danışmanlık hizmeti vermek,

·         Akademik Takvimin uygulanmasını otomasyon sisteminden takip etmek,

·         Eğitim Planlarında ve derslerde yapılan değişikliklerin otomasyon sistemine uyarlanmak,

·         Yeni açılan Birim, Bölüm ve Programların otomasyona tanımlanmak,

·         Otomasyona kullanıcı tanımlama ve şifre işlemleri,

·         ÖSYM Kılavuz ve Kontenjan işlemlerinin takibi

·         Kayıt yerleri ve kayıt tarihlerinin ÖSYM’ye bildirilmesi,

·         Kayıt için gerekli planlamanın yapılması,

·         Yeni kayıt işlemlerinin koordinasyonu ve kayıtların yapılması,

·         Kayıt yenileme işlemlerinin koordinasyonu ve ders kayıtlarının takibi,

·         Duyuruların hazırlanması ve web sayfasında yayınlanması,

·         Akademik dönem sonlarında ve gerektiğinde şartlı başarılı işlemlerini yapmak,

·         Öğrenci Disiplin İşlerinin takibi,       

·         Öğrenci istatistiklerini hazırlamak ve saklamak; gerektiğinde iç ve dış paydaşlarla paylaşmak,

·         ÖSYM ya da diğer kurum ve birimlerce talep edilen öğrenci istatistiklerini hazırlanmak,

·         Daire Başkanlığımız web sayfasının ve web sayfasındaki bilgilerinin güncellenmek,

·         Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı twitter hesabının yönetmek,

·         YÖK, ÖSYM ve KYK gibi Kurumlarla koordinasyonu ve yazışmaların yapılmasını sağlamak,

·         Üniversite Burs başvurularını KYK’ya bildirmek,

·         Burs ve kredi alan öğrencilerin bilgilerinin otomasyonda güncel olarak tutulmasını sağlamak,

·         Bologna ile ilgili sayfalar ile güncelleme ve düzenlemelerin takip etmek,

·         Öğrenciler ile ilgili yazışmaları takip etmek,

·         Katkı payı/öğrenim ücretlerinin tahakkuk, tahsilat ve iade işlemlerini takip etmek ve otomasyona işlemek,

·         Yatay Geçiş Kontenjanları ile Başvuru ve Değerlendirme takvimini belirlemek ve YÖK’e bildirmek,

·         Yatay Geçiş işlemlerinin koordinasyonu,

·         Yabancı uyruklu öğrencilerin kabul ve eğitim durumlarının koordinasyonu,

·         YÖK ile microsoft teams üzerinden on-line olarak veya telefon ile irtibat sağlanmak, iş ve işlemleri takip etmek,

·         YÖKSİS veri girişlerinin yapılması ve YÖKSİS bilgilerinin güncel tutulmasından sorumludur.